بایدها و نباید ها در ویدئو کنفرانس

در سال‌های اخیر با پیشرفت تکنولوژی و فناوری‌های ارتباطی بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها از ویدئو کنفرانس برای جلسات کوچک و بزرگ خود استفاده کرده‌اند. این شرکت‌ها از سیستم‌های ویدئو کنفرانس بهره برده و جلسات و کنفرانس‌هایی با کیفیت بسیار بالا برگزار کردند. با شروع بیماری کرونا و قرنطینه، افراد بسیاری ناچار به استفاده از این فناوری نوین شدند، این اتفاق سبب فراگیری بسیار زیاد ویدئو کنفرانس در بین همه افراد جامعه گردید. اما نکته مهم این بود که رشد ناگهانی و سریع مخاطبان ویدئو کنفرانس  مشکلاتی را نیز به همراه داشت. یکی از مهم‌ترین مشکلات به وجود آمده عدم آشنایی برای افرادی با فرهنگ و قوانین استفاده از این سیستم است. از این رو در این مطلب تصمیم داریم چند مورد از مهم‌ترین بایدها و نبایدهای شرکت در یک کنفرانس ویدئویی را بررسی نماییم.

باید‌های جلسات ویدئو کنفرانس

ابتدا به بررسی مواردی که رعایت آن‌ها در یک ویدیو کنفرانس ضروری بوده می‌پردازیم.

• پوشش مناسب مقابل دوربین کنفرانس

در ایام قرنطینه و دورکاری خیلی از افراد در منزل یا محیط‌های غیررسمی مشغول انجام امور کاری خود هستند از این رو ممکن است با لباس راحتی مشغول فعالیت باشند اما در زمان ویدئو کنفرانس لازم بوده با لباس رسمی و مناسب جلسه‌ای که قصد شرکت در آن را دارید جلوی وب کم حرفه ای نشسته و صحبت‌های خود را ارائه دهید.

• آماده کردن شرایط قبل از شروع ویدئو کنفرانس

قبل از شروع جلسه یا کنفرانس همه وسایل مورد نیاز خود را آماده نموده و در دسترس قرار دهید در این مرحله دوربین، میکروفون و اسپیکر سیستم خود را بررسی نموده تا از کیفیت صدا و تصویر در زمان کنفرانس مطمئن شوید. از یک اتصال اینترنت پایدار استفاده نموده تا در حین برگزاری جلسه با مشکلی مواجه نشوید.

• کنترل سر و صدا هنگام برقراری ارتباط ویدئو کنفرانسی

در یک مکان آرام نشسته تا بتوانید در حد امکان از سر و صدای محیط دور باشید. البته این نکته بسیار مهم است که در زمان عدم صحبت، میکروفون کنفرانسی خود را خاموش نمایید تا از انتقال صداهای ناخواسته و ایجاد حواس پرتی برای سایر حاضرین جلوگیری به عمل آید.

• توجه به جزئیات تصویر

همان‌طور که باید به لباس خود توجه داشته باشید لازم است تا به نظم محیط خود نیز دقت نمایید. در یک ویدئو کنفرانس علاوه بر شما بخشی از محیط اطراف نیز در تصویر مشخص خواهد بود از این رو باید به تصویر پشت زمینه خود دقت نمایید. علاوه بر این لازم است محیطی که در آن هستید نور مناسبی داشته باشد تا تصویر شما واضح و مشخص باشد.

• منظم بودن

نظم در برگزاری ویدئو کنفرانس بسیار مهم است. حضور به موقع شما در جلسه به مخاطبین شما حس احترام و اعتماد منتقل خواهد کرد. علاوه بر این پیش از شروع جلسه مدارک مورد نیاز را آماده کرده و در صورت نیاز ارسال نمایید تا در هنگام برگزاری ویدئو کنفرانس تاخیری به وجود نیاید.

نباید‌های جلسات ویدئو کنفرانس

همان‌طور که برخی موارد مهم را برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس خوب باید انجام داد، از انجام برخی کارها نیز باید خودداری کرد. در ادامه برخی از مهم‌ترین نباید‌های جلسات ویدئو کنفرانس را بررسی خواهیم کرد.

• نداشتن تمرکز در جلسه ویدئو کنفرانسی

هنگام برگزاری ویدئو کنفرانس تمام تمرکز و توجه خود را معطوف جلسه در حال برگزاری نمایید. صفحات گفت‌و‌گوی غیرکاری خود را ببندید. حتی اگر در یک جلسه نه‌چندان مفید شرکت می‌کنید، از انجام‌دادن هم‌زمان چندین کار خودداری نمایید. به طور مثال در زمان شرکت در ویدیو کنفرانس به ایمیل‌ها یا پیام‌ها شخصی خود پاسخ ندهید.

• نادیده‌گرفتن امنیت در جلسه ویدئو کنفرانسی

ویدئو کنفرانس نیز حریم خصوصی و خطرات امنیتی اطلاعات خود را دارد. در زمان شرکت در ویدئو کنفرانس به موارد امنیتی توجه ویژه‌ای داشته باشید. به طور مثال اگر نیاز به اشتراک‌گذاری صفحه خود داشتید، به سایر پنجره‌ها، تصاویر و نکاتی که در صفحه مشخص هستند دقت نمایید تا اطلاعاتی شخصی به صورت ناخواسته در آن‌ها مشخص نباشد.

• بی‌توجهی به زاویه مناسب وب کم

اشاره کردیم که بهتر است در محیطی با نور مناسب بنشینید. حال توجه شما را به زاویه قرارگیری وب کم حرفه ای کنفرانسی جلب می‌نماییم. دوربین را طوری تنظیم نمایید که خیلی پایین یا خیلی بالا نباشد و نسبت به نور اتاق جایگاهی مناسب داشته باشد.

جمع ​بندی

همان‌طور که اشاره شد امروزه ویدئو کنفرانس یکی از موارد مهم و بخشی اساسی از فعالیت‌های کاری در بسیاری از سازمان‌ها شده است. رعایت نکات گفته شده می‌تواند با بالابردن کیفیت جلسات، افزایش بهره‌وری سازمان‌ها را نیز به دنبال داشته  باشد. اگر همه افراد شرکت‌کننده در یک ویدئو کنفرانس بایدها و نبایدهای ارتباط ویدئو کنفرانس را بدانند و آن را رعایت کنند نتیجه حتی از یک کنفرانس حضوری نیز بهتر خواهد بود.