تجهیز سالن همایش| تجهیز سالن کنفرانس | صفر تا صد تجهیز سالن همایش

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

طراحی و تجهیز سالن همایش

توسعه ارتباطات گلیک  خدمات زیر را ارائه می‌دهد:

مشاوره، طراحی و اجرای سیستم کنفرانس، تجهیز سالن کنفرانس، اتاق کنفرانس و سیستم ویدئو کنفرانس

اگر قصد بازسازی و یا طراحی سالن کنفرانس/ همایش  و یا سالن آمفی تئاتر را دارید با مشاوران ما تماس بگیرید.

تجهیزات سالن کنفرانس

تجهیزات و عواملی که در زمان طراحی و تجهیز سالن کنفرانس بسیار مهم هستند. در زیر لیستی از تجهیزات مهمی که در یک سالن کنفرانس معمولاً استفاده می‌شود آورده شده است:

• سیستم صوتی: شامل میکروفون‌های بی‌سیم، میکروفون‌های رومیزی، بلندگوها و تجهیزات تقویت صدا.

• سیستم تصویری: شامل پروژکتور، صفحه نمایش (یا صفحات نمایش چندگانه)، و دستگاه‌های ویدئویی مانند دستگاه DVD یا پخش‌کننده رسانه‌ها.

• تجهیزات ارتباطی: شامل تجهیزات اینترنتی، وای فای، دستگاه‌های ارتباطی و تجهیزات مرتبط که ارتباط مؤثر با شرکت‌کنندگان و دیگر مراکز را تسهیل می‌کنند.

• سیستم کنترل ارائه: شامل رایانه، نرم‌افزارهای ارائه مانند PowerPoint یا Keynoteو دستگاه کنترل از راه دور برای کنترل اسلایدها و محتوای ارائه.

• سیستم مدیریت جلسات: نرم‌افزارها و تجهیزاتی که مدیریت جلسات، ثبت نام شرکت‌کنندگان، و پیگیری فعالیت‌های مختلف در طول کنفرانس را تسهیل می‌کنند.

• تجهیزات امنیتی و ایمنی: شامل آتش‌نشانی، خروج اضطراری، دوربین‌های مداربسته و سایر تجهیزات ایمنی که اطمینان از سلامت شرکت‌کنندگان و محافظت از تجهیزات موجود در سالن را فراهم می‌کنند.

• صندلی‌ها و میزها: انتخاب صندلی‌های راحت و قابل تنظیم و میزهای مخصوص برای قرارگیری تجهیزات و مستندات مناسب برای شرکت‌کنندگان و مدیریت سالن برای ارائه‌دهندگان بسیار حائز اهمیت است.

• تجهیزات نورپردازی: برای روشنایی مناسب و ایجاد فضایی مطلوب در سالن.همایش.

• تجهیزات مرتبط با آشپزخانه و تأمین امکانات غذایی: شامل قهوه، چای، آب معدنی، و تجهیزات دیگری برای تأمین نیازهای شرکت‌کنندگان در کنفرانس.

• فضا / مکان همایش: طراحی فضایی که اندازه، طراحی داخلی، نورپردازی و دیگر عوامل آن برای جلب توجه شرکت‌کنندگان و ایجاد محیطی مناسب و راحت برای برگزاری کنفرانس بسیار مهم است.

• تهویه و دمای مناسب: اطمینان از وجود سیستم‌های تهویه و هواسازی مناسب که دما و هوای سالن را با توجه به تعداد شرکت‌کنندگان و فعالیت‌های مختلف کنترل کنند.

• دسترسی برای افراد معلول: اطمینان از دسترسی آسان برای افراد معلول به سالن و تجهیزات موجود.

این عوامل تنها بخشی از تجهیزات و فاکتورهای مهمی هستند که در زمان طراحی و تجهیز سالن کنفرانس باید در نظر گرفته شوند تا امکان برگزاری یک کنفرانس موفق و مطمئن فراهم گردد.

اصول طراحی سالن همایش

طراحی و دکوراسیون مناسب یک سالن کنفرانس گام مهمی در جلب توجه شرکت‌کنندگان و ایجاد یک تجربه مثبت برای آن‌هاست. بیش از اینکه سالن صرفاً یک فضای فیزیکی باشد، باید به عنوان یک محیط الهام‌بخش و مطبوع برای گفتگوها، تفکرات، و ایده‌پردازی‌های نوآورانه در نظر گرفته شود.

در نتیجه، توجه به نیازها و انتظارات شرکت‌کنندگان، انتخاب مواد و تجهیزات مناسب، و طراحی متناسب با موضوع و هدف جلسات از جمله عواملی است که می‌تواند به ایجاد یک فضای کنفرانسی موثر و خاص کمک کند.

از این رو، در این مقاله، به بررسی استانداردها و روش‌های معمول در طراحی و تجهیز سالن‌های کنفرانس و همایش خواهیم پرداخت.

ابعاد سالن کنفرانس

ابعاد سالن به موارد زیادی از جمله تعداد مخاطبان، اندازه صندلی‌ها، خطوط دید شرکت کنندگان، عرض راهرو‌ها و تعداد ردیف‌های سالن بستگی دارد. برای مثال در سالن‌های کوچک، سالن‌هایی با کف مسطح مطلوب‌تر است؛ اما در سالن‌های بزرگ با توجه به ظرفیت بالای سالن، دید بهتر مخاطبان نسبت به استیج و کارکرد‌های دیگر سالن از سطوح شیبدار یا پلکانی استفاده می‌شود.

درب ورودی‌ و خروجی سالن همایش  

درب ورود و خروج شرکت‌کنندگان در سالن کنفرانس از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ بنابراین در طراحی سالن کنفرانس بهتر است نکات زیر را در نظر بگیرید:

• چند درب ورودی و خروجی برای سالن در نظر بگیرید تا مانع از تجمع بیش از حد افراد در نقطه‌ی ورود و خروج شود.

• درب ورودی و خروجی سالن کنفرانس باید برای شرکت‌کنندگان داخل سالن، قابل رویت باشد.

• در صورت امکان از درب‌های ورودی و خروجی جداگانه برای سالن کنفرانس استفاده کنید.

• عرض لازم برای دربهای سالن به ازای هر ۱۰۰ نفر، حدود ۸۵ سانتی‌متر است.

• محل ورودی سالن کنفرانس را طوری در نظر بگیرید که بتوانید در زمان تجمع بیش از  حد افراد یا وقوع حوادث غیر مترقبه، به عنوان خروجی اضطراری بتوان از آن‌ها استفاده کرد.

سالن پذیرش و انتظار

در طراحی سالن‌های همایش معمولا برای هر ۶ نفر، یک متر مربع در سالن‌ انتظار در نظر گرفته می‌شود است؛ بنابراین به ازای هر ۳۰۰ نفر، باید ۵۰ متر مربع فضا در نظر گرفت، اما آنچه که بایدبدان توجه نمود این است که در این حالت، افراد فضای بسیار کمی خواهند داشت. بنابراین، توصیه‌ می‌کنیم برای راحتی حضار در کنفرانس، به ازای هر ۶ نفر ۳ متر مربع فضا در نظر گرفته شود که بر این اساس برای ۳۰۰ نفر به ۱۵۰ متر مربع فضا نیاز است.

راهرو‌های سالن کنفرانس

برای راهروی سالن کنفرانس به ازای هر ۱۰۰ نفر، ۷۰ سانتیمتر فضا لازم است. البته برای عبور ویلچر ۷۰ سانتی‌مت  ر و افرادی که با دو عصا حرکت می‌کنند فضایی به اندازه‌ ۸۳ سانتی‌متر در نظر بگیرید.  همچنین عرض راهرو‌ها در سالن‌های کنفرانسی که مسیر افراد برای نشستن، از جلوی ردیف اول صندلی‌ها می‌گذرد، حداقل ۱۴۰ و راهرو‌هایی که در کنار دیوارها قرار می‌گیرند عرض یک متر را در نظر می‌گیرند.

چنانچه قصد دارید از دو راهرو در دو طرف سالن کنفرانس استفاده کنید تعداد استاندارد صندلی‌ها در هر ردیف، ۱۶ عدد است و اگر قصد ایجاد یک راهرو در یک طرف سالن را دارید این تعداد به ۸ صندلی کاهش می‌یابد. در صورتی که سه راهرو(دو راهرو در طرفین و یکی در وسط) برای سالن کنفرانس در نظر گرفتید می‌توانید حداکثر  از 25 صندلی در یک ردیف  استفاده کنید.

ارتفاع سقف سالن کنفرانس

یک اتاق کنفرانس استاندارد باید دارای  ارتفاع سقف  (فاصله کف تا سقف) حداقل ۳ متر باشد. چنین ارتفاعی تهویه فضا را بهبود می‌بخشد و احساس راحتی را ایجاد می کند. و همچنین فضای کافی برای قرار دادن مبلمان در سالن جلسات و کنفرانس را فراهم می‌آورد.

چیدمان صندلی سالن کنفرانس

در طراحی سالن کنفرانس، دو عامل اساسی برای چیدمان صندلی‌ها مهم هستند که تأثیر مستقیمی بر تجربه شرکت‌کنندگان دارند. این عوامل شامل اندازه صندلی‌ها و فاصله بین ردیف‌ها برای عبور و مرور حضار است.

نکته حائز اهمیت در چیدمان صندلی‌ها، ایجاد فاصله مناسب بین ردیف‌ها است تا تمامی شرکت‌کنندگان بتوانند به راحتی از محل خود عبور کنند و از سالن خارج شوند. همچنین، فاصله مناسب بین ردیف‌ها باعث ایجاد یک فضای باز و آرام برای شرکت‌کنندگان می‌شود.

یک نکته دیگر که باید در نظر گرفته شود، این است که فاصله بین ردیف‌ها از ابتدا تا انتها باید به یک اندازه باشد تا همه‌ی شرکت‌کنندگان احساس راحتی کنند و به راحتی به محتواهای ارائه شده دسترسی داشته باشند. همچنین، رعایت اختلاف ارتفاع بین ردیف‌های صندلی‌ها نیز برای راحتی و توجه بهتر حضار بسیار موثر است، البته با توجه به نوع و ابعاد صندلی‌ها.

در مورد سالن‌های شیبدار نیز، زاویه دید مناسب حضار بسیار حائز اهمیت است. زاویه دید استاندارد مخاطبان باید به گونه‌ای باشد که آن‌ها بتوانند بدون مشکل به محتواهای ارائه شده توسط سخنرانان دسترسی داشته باشند. این زاویه دید باید به گونه‌ای باشد که حضار بتوانند با حرکت سر و چشم‌ها به صورت جزئی، به محتوا تماشا کنند، و همچنین در صورت ادراک کامل بدون حرکت سر، بتوانند محتوا را بدون مشکل دنبال کنند.

فضاهای خدماتی در یک سالن همایش نقش بسیار مهمی در ارائه خدمات به شرکت‌کنندگان دارند و باید از امکانات متنوعی برخوردار باشند. برخی از فضاهای خدماتی مهم در سالن همایش عبارتند از:

• محل ثبت نام و اطلاع‌رسانی: یک فضای مناسب برای ثبت نام شرکت‌کنندگان و اطلاع‌رسانی در مورد برنامه‌ها، جلسات، و فعالیت‌های جانبی مهم است.

• فضای استراحت و پذیرایی: شامل محل‌هایی برای استراحت، صرف نوشیدنی‌ها و افطار، و میان‌وعده‌ها که این فضا باید آرام و راحت باشد تا شرکت‌کنندگان بتوانند انرژی خود را بازیابی کنند.

• پنل‌های ارائه محصولات و خدمات: مکان‌هایی برای شرکت‌ها و برندهای مختلف برای ارائه محصولات، خدمات، و فعالیت‌های تبلیغاتی و تجاری خود.

• محل ارائه غذا و نوشیدنی: فضاهایی برای ارائه غذا و نوشیدنی‌های مختلف، شامل بوفه‌ها، رستوران‌ها، و کافی‌شاپ‌ها.

• فضای تجمع و شبکه‌سازی: امکاناتی برای برگزاری جلسات شبکه‌سازی، میزگردها، و فعالیت‌های اجتماعی که به شرکت‌کنندگان امکان می‌دهد با یکدیگر آشنا شوند و ارتباطات حرفه‌ای خود را تقویت کنند.

• سایر امکانات مهم: شامل دسترسی به اینترنت، ایستگاه‌های شارژ موبایل، سرویس‌های بهداشتی و بهداشتی، و خدمات پزشکی اضطراری.

همه این فضاهای خدماتی به منظور ایجاد تجربه‌ی جامع و رضایتمندی برای شرکت‌کنندگان در سالن همایش طراحی و ارائه می‌شوند.

تجهیزات صوتی سالن کنفرانس

به وضوح مشخص است که سیستم صوتی در طراحی و تجهیز سالن کنفرانس اهمیت بسیاری دارد. بدون یک سیستم صوتی قوی و با کیفیت، حتی اگر تمام جزئیات دیگر طراحی درست شده باشند، تجربه کنفرانسی مطلوب فراهم نمی‌شود. بنابراین سیستم صوتی در یک سالن همایش باید بسیار حساس و با کیفیت باشد تا بتواند صداها را به شکل واضح و بدون ایجاد نویز انتقال دهد. در طراحی و اجرای سیستم صوتی سالن همایش باید به نکات زیر توجه کرد:

• پوشش صوتی مناسب: سیستم صوتی باید قادر به پوشش کلیه نقاط سالن با کیفیت صدای یکنواخت و بدون افت فشار صدا باشد تا تمامی شرکت‌کنندگان به صورت یکسان از صدای مربوط به سخنرانی‌ها و ارائه‌ها برخوردار باشند.

• پخش صدای بدون تاخیر: هیچ تاخیری در پخش صداها نباید وجود داشته باشد تا اطلاعات به زمان مناسب به شرکت‌کنندگان منتقل شود.

• حفظ کیفیت صدا: سیستم صوتی باید به گونه‌ای باشد که کیفیت صدا را حفظ کرده و تا حد امکان از تداخل و اشکالات صوتی جلوگیری کند.

• تنظیمات انعطاف‌پذیر: سیستم صوتی باید دارای تنظیمات انعطاف‌پذیری برای تطبیق با شرایط مختلف مانند اندازه سالن، تعداد شرکت‌کنندگان، و نوع فعالیت‌ها باشد.

• قابلیت ارتقا: سیستم صوتی باید امکان ارتقا و افزایش قابلیت‌ها را داشته باشد تا با گسترش فعالیت‌ها و نیازهای جدید سالن همایش همگام شود.

• هماهنگی با سایر تجهیزات: سیستم صوتی باید قابلیت هماهنگی با دیگر تجهیزات مانند پروژکتور، میکروفون‌ها، و دستگاه‌های ارتباطی دیگر را داشته باشد تا به خوبی با سایر اجزای سالن هماهنگ شود.

به طور کلی، سیستم صوتی سالن همایش باید از نظر کیفیت، پوشش، پخش بدون تاخیر، و تنظیمات انعطاف‌پذیر، با نیازها و انتظارات شرکت‌کنندگان هماهنگ شده و ارائه شود.

سیستم صوتی  سالن همایش باید از نظر کیفیت، پوشش، پخش بدون تاخیر، و تنظیمات انعطاف‌پذیر، با نیازها و انتظارات شرکت‌کنندگان هماهنگ طراحی و اجرا شود تا شرکت‌کنندگان بتوانند به راحتی صحبت کنند و مطالب را به خوبی دریافت کنند.

همچنین، امکانات جانبی مانند سیستم ترجمه همزمان و تجهیزات ضبط صدا و تصویر نیز می‌توانند به بهبود تجربه شرکت‌کنندگان کمک کنند و امکان ارتقاء ارتباطات بین‌المللی را فراهم کنند.