چگونه یک سیستم کنفرانس مناسب انتخاب کنیم

قبل از این که درباره نحوه انتخاب سیستم کنفرانس مناسب صحبت کنیم باید بدانیم سیستم کنفرانس چیست.

سیستم کنفرانس چیست؟

به معنای واقعی کلمه، سیستم کنفرانس مجموعه کاملی از تجهیزات صوتی برای کمک به شرکت کنندگان در یک کنفرانس برای برقراری ارتباط راحت است، به طوری که همه شرکت کنندگان در کنفرانس می توانند به وضوح "بشنوند" و "صحبت کنند". قابل توجه ترین دستگاه در یک سیستم کنفرانس میکروفون است، بنابراین اکثر مردم یک سیستم کنفرانس را "سیستم میکروفون کنفرانس" می نامند.

• اما آیا سیستم کنفرانس برای یک جلسه اجباری است؟

• چرا به سیستم کنفرانس نیاز دارید؟

• در چه سناریوهایی به سیستم کنفرانس نیاز دارید؟

در واقع، جلسات یکی از رایج ترین سناریو ها برای ارتباط فرد به فرد است. همه سناریوها به سیستم کنفرانس نیاز ندارند.

با این حال، تصور کنید که در جلسه ای با بیش از 10 کارشناس، دور یک میز بزرگ بنشینند و درباره یک موضوع شهرداری بحث کنند. همچنین، نزدیک به 100 مخاطب عمومی برای رسیدگی به این مسائل حضور دارند. در این سناریو، استفاده از یک میکروفون بی سیم برای ارتباط بین 10 متخصص غیر عملی است. به احتمال زیاد باعث می شود که جلسه به وضعیت آشفته ای تبدیل شود. این نوع سناریو جایی است که سیستم میکروفون کنفرانس مورد نیاز است.

کاربردهای سیستم میکروفون کنفرانس عبارتند از:

• شوراهای شهرداری و سازمان های دولتی

• سخنرانی و سمینارهای آموزشی

• رویدادهای کنوانسیون بین المللی

• میزگرد

• مراکز مطبوعاتی

• اتاق های هیئت مدیره

 

ویژگی مشترک برنامه های فوق این است که چندین شرکت کننده به بحث برای مسائل اصلی می پیوندند. معمولاً دو نقش مهم وجود دارد:

رئیس: ریاست جلسه. یک رئیس می تواند سخنران را شناسایی کند، محدودیت زمانی سخنرانی را یادآوری کند و رأی گیری انجام دهد (معمولاً 1 رئیس، در برخی شرایط خاص، به یک نایب رئیس نیاز است.)

نماینده: بسیاری از نمایندگان یا نمایندگانی که در بحث شرکت می کنند و در جلسه سخنرانی می کنند.

در این سناریوهای کنفرانس، اگر یک سیستم میکروفون کنفرانس راه اندازی شده باشد، هر شرکت کننده می تواند از یک میکروفون شخصی یا یک میکروفون رومیزی استفاده کند. به این ترتیب، آنها می توانند به آرامی با سایر شرکت کنندگان صحبت و بحث کنند و به وضوح به صحبت های دیگران گوش

دهند. رئیس معمولاً یک واحد ویژه دارد که ممکن است عملکردهای مختلفی مانند کنترل صدا، کنترل بی صدا، شناسایی بلندگو، کنترل زمان صحبت، کنترل ترتیب صحبت یا عملکردهای رای گیری داشته باشد.

مزایای استفاده از سیستم میکروفون کنفرانس چیست؟

هنگامی که یک اتاق کنفرانس با سیستم میکروفون کنفرانس راه اندازی می شود، می توانید از مزایای زیر بهره مند شوید:

صرفه جویی در زمان جلسه:

وقتی همه یک میکروفون شخصی روی میز دارند، قطعا از اتلاف وقت غیرضروری برای انتقال میکروفون جلوگیری می کند. در همان زمان، هنگامی که میکروفون فعال می شود، نور میکروفون روشن می شود، بنابراین می توانید به وضوح متوجه شوید که چه کسی صحبت می کند و در زمان برای شناسایی اسپیکر صرفه جویی می شود. در طول جلسه، 1 دقیقه صرفه جویی در وقت صرفه جویی قابل توجهی برای همه است.

بهینه‌سازی جریان جلسه:

سیستم میکروفون کنفرانس دارای عملکردهایی مانند بی‌صدا کردن، تنظیم صدا، کنترل زمان صحبت و رای‌گیری است که به رئیس اجازه می‌دهد کنفرانس را با دقت کنترل کند، سخنرانان را شناسایی کند و جلسه را به آرامی ادامه دهد.

بزرگ کردن تعامل:

سیستم میکروفون کنفرانس به شرکت کنندگان کمک می کند تا به راحتی در بحث شرکت کنند. در عین حال، استفاده از آمپلی فایرها، بلندگوها و سایر تجهیزات به مخاطبان بیشتری اجازه می دهد تا به محتوای کنفرانس توجه کنند یا درگیر آن شوند. این در جلسات شهرداری بسیار مهم است.

ادغام ترجمه همزمان:

در کنفرانس های بین المللی، سخنرانی چند زبانه و ترجمه همزمان ضروری است. سیستم میکروفون کنفرانس را می توان با تجهیزات تفسیر سنکرون ادغام کرد که سیگنال ها را مستقیماً برای ترجمه بدون وقفه به مترجم ارسال می کند.

زیبایی شناسی:

موقعیت هر شرکت کننده دارای یک میکروفون یقه غاز یا رومیزی حرفه ای است که کل جلسه را حرفه ای می کند و اهمیت موضوعات جلسه را مشخص می کند و تعهد سخنران را بیان می کند.

به طور کلی، هدف نهایی سیستم میکروفون کنفرانس افزایش کارایی کنفرانس به محدوده بزرگتر و اعمال نفوذ بیشتر است.

یک سیستم کنفرانس کامل شامل چه تجهیزاتی می شود؟

در زیر لیست تجهیزات و عملکردهای اصلی یک سیستم کنفرانس کامل آمده است:

1. واحد رئیس: رئیس می تواند سخنرانان را شناسایی کند، زمان سخنرانی را به آنها یادآوری کند و رأی گیری را سازماندهی کند. بنابراین رئیس دارای یک میکروفون مخصوص به نام «واحد رئیس» است که کارکردهای بیشتری مانند خاموش کردن گوینده و تغییر ترتیب بحث دارد. این کارکردها می توانند به برگزاری یکنواخت جلسه کمک کنند و شرکت کنندگان را بیشتر روی بحث متمرکز کنند.

2. واحد نمایندگی: واحد نماینده معمولا دارای یک دکمه گفتار یک کلیدی است که با فعال شدن آن با یک سیگنال نوری مشخص می شود. برخی از واحدهای نمایندگی ممکن است عملکردهایی مانند کنترل صدا یا دکمه های رای گیری داشته باشند.

3. واحد کنترل مرکزی (CCU): این دستگاه می تواند تمام واحدهای میکروفون از جمله واحد رئیس و واحدهای نمایندگی را کنترل کند. این ورودی صدای میکروفون، انتقال سیگنال صوتی، تنظیمات حالت بی‌صدا و ترتیب گفتار، عملکردهای پیشرفته رای‌گیری و غیره را یکپارچه می‌کند. همچنین تعیین می‌کند که چند واحد رئیس و نماینده می‌توانند در آن جای بگیرند. این هسته یا مغز یک سیستم میکروفون کنفرانس است.