گرچه جلسات با موضوعات بسیار متفاوتی برگزار می گردد ، اما عمدتا” برگزاری یک جلسه به دلایل زیر می باشد :

  • برای جمع آوری و انتقال اطلاعات
  • برای تبادل دیدگاه ها ایده ها نظرات و پیشنهادات
  • بحث در مورد انتخاب یک گزینه
  • برای حل مشکلات
  • تصمیم گیری
  • برنامه ریزی کاری

نشست ها می توانند نتایج بسیار خوبی را دربر داشته باشند و باعث موفقیت تیم خود گردند و یا جلسات بی ثمر باشند و احیانا” تصمیمات بدی برای سازمان گرفته شود تا منجر به شکست در رسیدن به اهداف سازمانی باشد.

برای به حداکثر بهره وری رساندن جلسات باید پاسخ سوالاتی را بدانیم ، بطور مثال ،  هدف از تشکیل جلسه چیست ؟ چه مطلبی باید گفته شود ؟ بهترین مکان برای تشکیل جلسه کجاست ؟ چه زمانی مناسب تشکیل نشست است ؟

پس از آماده سازی مقدمات جلسه ، نحوه مدیریت نشست  نیز به همان اندازه بسیار مهم است . اگر شما مدیر و رییس جلسه هستید ، مطمئن باشید وارد برهه مهمی  از زمان شده اید . حواستان به همه باشد و مطمئن باشد که تیمتان با حواس جمع و بدون مشکل در جلسه حضور بهم رسانده اند .

در آغاز سخنرانی های خود با تن صدای آرام  جلسه را شروع کنید، هدف نشست را مشخص کرده و سپس دستور کار جلسه را بررسی کنید. یک مرور مختصر از هر موضوع و آنچه که برای رسیدن به آن نیاز دارید را ارائه دهید . به عنوان مثال ، موضوعی برای تصمیم گیری در دستور کار باید باشد و یا شما فقط به دنبال طوفان مغزی هستید .

در طول جلسه بسیار مهم است که به ساختار موضوعات توجه شود . به عنوان مثال ، یک روش اینست که برای حل مشکل ، رفتار گام به گام را پیش ببریم تا افراد به توسعه و ارزیابی راه حل های مختلف تشویق شوند . در غیر اینصورت جلسه با همهمه ، بدون تولید هیچ ایده ای تا جلسه دیگر به اتمام می رسد .

صندلی ریاست جلسه در اصل برای هدایت بحث است ، گاهی اوقات آنچه که مورد بحث قرار باید گرفته شود از بحث خارج می شود و برای کنترل جریان جلسه پیشنهاد می شود موارد زیر را مرحله به مرحله رعایت نمایید :

  1. مشکل و علل ایجاد آن را مشخص کنید.
  2. جمع آوری اطلاعات با سوال از افراد درگیر کار
  3. جایگزین کردن ایده ها و نظرات جدید نسبت به راهکار های قبل
  4. ارزیابی دقیق پیشنهادات و ایده های جدید
  5. بهترین گزینه را از گزینه های پیشنهاد شده انتخاب کنید
  6. مراحل بعدی را برای اقدام برنامه ریزی کنید و مسئول باشید
  7. بررسی پیشرفت در یک تاریخ مشخص

همچنین از رئیس جلسه این انتظار می رود تا بتواند نشست را کنترل کند ، از گفتگوهای باز استقبال کند و مانع رفتارهای مخرب یا منفی شود . یکی از وظایف رئیس جلسه این است که افراد را به طور موثر حمایت کرده و از ایده های مختلف استقبال کند .

در پایان جلسه خلاصه ای از موضوعات مورد بحث، موارد توافق شده و کسانی که مسئول هستند را اعلام نموده و صورتجلسه نمایید . از افراد شرکت کننده تشکر کرده و در صورت لزوم تاریخ جلسه بعدی را تعیین نمایید .

صورتجلسه های تنظیمی در پایان جلسه بسیار مفید است و به عنوان تذکر و یادآوری از آنچه در جلسه اتفاق افتاده و چه کسی مسئول چه کاری در چه زمانی است . تهیه اینگونه صورتجلسه ها یک تمرین خوب است برای انجام امور محوله به افراد .

در ذهن داشته باشید در عصر امروزه ارتباطات دیگر نیازی نیست بطور طولانی منتظر بمانید تا در یک مکان با افراد مختلف جلسه داشته باشید . تله کنفرانس ها و ویدئوکنفرانس ها می توانند کمک شایانی در این راستا به شما بدهد .